POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S. 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S, Identificada con el número de Nit. 900591038-9, establecida desde hace varios años en el Municipio de Cajicá, de conformidad a lo establecido por lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa. DIRECCION: VEREDA CANELON SECTOR RIOFRIO LA PALMA CAJICA 

  1. ALCANCE DE POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante se denominara LA EMPRESA). Es decir base de datos de empleados, clientes, proveedores, visitantes (cámaras de seguridad). 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S. Nit. 900591038-9, vereda canelón, sector Rio Frio-la palma. tel. 8662474 

  1. TERMINOS Y DEFINICIONES: 

Autorización: de conformidad a la ley 1581 de 2012 define como: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para levar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de datos: de conformidad a la ley 1581 de 2012 se define como: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no. 

Dato personal: la ley 1581 de 2012 define como: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. 

Aviso de Privacidad: según el Decreto 1377 de 2013 es toda comunicación verbal o escrita generada por el responsable del trámite, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad. En LACTEOS LA ARBOLEDA tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, proveedores y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales 

fácilmente accesible a través de su página web www.lacteoslaarboleda.com, Sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos 

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento 

Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso circulación y supresión. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de la persona, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y la información relativa al estado civil. 

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio. 

Datos Sensibles: son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual, y los datos biométricos. Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, previa autorización de sus empleados, clientes, Proveedores para ello. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 

  1. TRATAMIENTO 

Lácteos la ARBOLEDA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. 

  1. FINALIDAD 

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades: 

para el manejo de registro de proveedores, clientes, distribuidores con quien se tiene vinculo para garantizar el cumplimiento del objeto social 

para el envío de información a través de correo electrónico o mediante contacto telefónico con proveedores, distribuidores y clientes. 

para el manejo laboral de trabajadores, selección de personal, y lo referente a contrataciones relacionadas con el cumplimiento de su objeto social. también para la capacitación de personal 

implementar vínculos con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información comercial, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte del área de ventas. 

Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros. 

Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros; 

Para la verificación de saldos de sus acreedores; 

Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores; 

Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; 

Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, , consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

  1. conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargado del tratamiento este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de 

sus Datos Personales. 3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado 

a sus Datos Personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales, previo requisito de procediblilidad. 5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 

  1. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. 
  2. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA 

El área jurídica. Tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el cumplimiento de estos propósitos todos los funcionarios de las diferentes áreas que realizan el Tratamiento de Datos Personales, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la División Jurídica y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. 

el área jurídica es la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, de conformidad al procedimiento establecido para dicho fin en esta política 

  1. AUTORIZACIÓN 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como: 

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo número 1. 
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia. 
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. 
  • mediante la inclusión de cláusula de confidencialidad y de autorización incluida dentro de los contratos 

IMPORTANTE: En ningún caso LACTEOS LA ARBOLEDA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. 

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LACTEOS LA ARBOLEDA S.AS es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad. 

  1. QUE DEBO INFORMAR? 

Al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente 

➢ Los Datos Personales que serán recolectados. 

➢ La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del 

Tratamiento. 

➢ Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y 

para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales. 

➢ Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto 

ver el numeral 6 de ésta Política. 

➢ El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando 

éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes. 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. Art. 6 ley 

1377 de 2012. 

De conformidad a lo establecido por el artículo 6 de la ley1377 de 2012 acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : 

  • Origen racial o étnico. 
  • Orientación política. 
  • Convicciones religiosas / filosóficas. 
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos. 
  • Salud. 
  • Vida sexual. 

DATOS SENCIBLES: En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá: 

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. 

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. 

La empresa no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales. 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

  1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: 

En qué consiste el trámite? 

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante: 

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. 
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales. 
  • Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales. 

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: 

LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas: 

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante: 

  • La corrección o actualización de la información. 
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. 
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 

  1. MECANISMOS PARA RECEPCIONAR Y ATENDER RECLAMACIONES O QUEJAS 

LACTEOS LA RBOLEDA S.A.S ha dispuesto para la recepción y atención de quejas y reclamos los siguientes mecanismos: 

Solicitud escrita presentada a Lácteos la Arboleda S.A.S. en la vereda canelón sector Rio frio la palma o al correo electrónico 

Solicitud enviada al correo electrónico: juridicalaarboleda@gmail.com 

Trámite y respuesta por parte de LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S 

La empresa se atiene y respeta los procedimientos establecidos por la ley y se obliga a realizar el trámite de la siguiente manera: 

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido DOS (2) meses desde la fecha que se informó el requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la oficina jurídica de LACTEOS LA ARBOLEDA S.AS., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

  1. MECANISMOS ESTBLECIDOS PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE LOS 

DATOS PERSONALES 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S. es una empresa comprometida con darle un uso correcto a los datos de los titulares, evitando dar acceso a personas no autorizadas, además se incluyeron una medidas de control de estricto cumplimiento Y la colocación de clave al sistema para que solo la persona autorizada pueda acceder a estos datos, además que se establecieron restricciones a la información que reposa en los archivos de manera física, como lo son a las hojas de vida y los contratos. 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S., en cumplimiento del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Además con base el principio de confidencialidad establecido en la ley la empresa todas las personas que custodien estas bases de datos están en la obligación de 

mantener la confidencialidad y la reserva de la información. en LA EMPRESA respecto a las bases de datos que almacena la información de manera electrónica se debe aclarar que la empresa cuenta con claves y solamente algunos computadores pueden acceder a esta base de datos, permitiendo que exista solamente una persona responsable. 

  1. NORMATIVIDAD 

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 

  1. VIGENCIA 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 17 de Agosto de 2015, fecha en la cual fueron a probadas por la Junta directiva de la empresa. 

Atentamente: 

LACTEOS LA ARBOLEDA S.A.S 

NIT. 900591038-9

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